[請益] 例行水電費用核銷請款

目前業務管理幾個社區多戶房舍，每月皆有例行水電費用需繳納， 實在是不勝其擾，想請教版友是否有方法可以簡化墊付核銷流程。 簡述目前的處理狀況: 每月大概固定時間會有一疊帳單送到我的桌上，將信一一拆封這樣的小事 數量一多，花的時間也不容小覷；把信全部拆封後，必須核對帳單地址 有沒有不該繳納的帳單參雜進去；確定沒問題後，把帳單拿到便利商店墊付繳掉 ，並逐筆確認店員有蓋到收費章；為了日後查詢還需要將收據掃描存檔； 收據核銷請款部分，因為每個社區有自己的專戶，必須把信件依社區分類 製作黏貼憑證，並整理所有繳費住址列於黏貼憑證後，給會計單位參考。 數量一多難免易生錯漏，一個粗心結果就是退回重送，覺得這方面佔據了太多 的上班時間，許多更需要用心思考的工作項目，因為趕進度常會有囫圇吞棗 的情況...；在機關內得到的回應似乎是無解，是否有辦法簡化流程或像民間 約定信用卡自動扣繳，希望版友能提供意見增加我的行政能量，謝謝大家。 -- 採購卡有跟會計部門詢問過，他們說不能自動扣款，有人成功過嗎?
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→ DioGeNeS: 中市財政局有在推市庫轉帳繳納費款，你可以參考看看 08/01 21:55

推 Ouiful: 要不要參考出納的零用金制度，看能不能一次拿大概半年份 08/01 22:08

推 tigerking: 用採購卡轉帳代扣應該可行。 08/01 22:17

推 voicert: 約定自各個帳戶自動扣款，然後每月各自辦理核銷轉正 08/01 22:50

推 cle031: 採購卡＋1，可免去超商繳款的步驟 08/01 23:16

→ eno4022: 我們沒有收據掃描這個步驟，其實也沒必要 08/02 07:14

→ eno4022: 一來現在超商繳費還會出錯的機率很低，二來真的出問題 08/02 07:14

→ eno4022: 收據正本還在也不是不能去查。考慮到效益，掃描沒必要 08/02 07:15

→ eno4022: 做個excel記錄就好了 08/02 07:15

推 fc1125: 用採購卡代扣+1，直接問採購卡銀行對口比較清楚吧 08/02 08:10

→ z04: 收據正本在請款時就送會計存查囉 08/02 08:37

推 Pojin: 水電都可以直接轉帳給台水台電公司，再用收據銷帳 08/02 13:52

→ aguey: 用隨機碼繳費，立意不錯，但方法很原始（3組）落後，不如 08/02 20:52

→ aguey: 直接拿帳單去繳便利 08/02 20:52