[閒談]請問各位如何看待檔案管理業務

看板 PublicServan
作者 BenShe (夏曄冬蒨)
時間 2019-05-07 22:34:15
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在我進現在的單位前,我也覺得檔管很爽, 甚至還以為文書跟檔管是一起的, 記得當初明明應徵的是採購跟事務缺, 結果進來後被分配進檔案室兼事務, 當時還暗自竊喜,太幸運了我! 誰知後來才開始慢慢品出檔管的苦澀, 本單位第一件檔案從4x年就開始有了, 到現在只辦過一次檔案銷毀, 只有91年度的幾萬件, 而且還是在檔管局初初成立之時... 聽說只送了銷毀目錄, 五年後核准了開心拿去銷毀。 結果一進來,發現要辦檔案移轉, 怎麼辦?沒辦過,邊問上級邊問其他所屬, 一點一點拼湊出來作業模式, 過程中當然也不少被業務單位抱怨, 拿這犄角旮旯的東西煩他們! 委員輪番地電話打來,問這究竟是什麼東西! 永遠只能在會議上報告我的移轉進度落後, 然後被長官一頓念, 最近好不容易以為可以開會了...但是又...... 辦理移轉之餘,因為庫房壓力, 大長官要求屆保存年限檔案要銷毀到103年, 我寫了個計畫預計花六年辦理, 大長官震怒,說六年會被人家笑死,兩年! 兩年就給我辦完! 人力不足還好,簽個檔案清理的採購案還能應付, 但檔案還得配合公文系統產出目次表跟目錄等等, 單位的公文系統據說轉了四手, 那轉換率大概可比太陽能...總之問題一堆。 最近上了幾次檔管局辦的課程, 越來越覺得檔案真的很重要, 從承辦人要結案選分類號開始就很重要了, 但整個機關, 覺得那堆東西重要的大概只剩檔案室的正職, 事實是連掃描的工友都跟我抱怨說這堆東西根本可以丟了吧! 想問問板上的前輩們, 大家都怎麼看檔案管理這個業務呢? 我想到前幾天板上還有人提到, 「大部分機關,不適任的人確實都往檔案室塞」 啊…身為檔案室的一員實在很想反駁, 但一想到坐我前面的同仁, 連打洞都打不好的那位仁兄... 我也只能嘆氣吞下這句話QQ -- 貴機關的檔案移轉跟銷毀是臨時人員跟工友在規劃? 那我滿佩服的... 等手上移轉跟銷毀的案子辦完,我想我應該會跟主管提出調採購。 我的意思也並非檔管最累, 只是覺得檔管算是我接觸前跟接觸後感覺差異最大的業務。 那些舊檔案真的一碰就掉渣,哪還可能數位化...(抱頭) 才剛來不到一年QQ 聽說前手做一做不到兩三年就跑了, 留下一堆押好時間的進度...
※ 批踢踢實業坊(ptt.cc), 來自: 36.231.67.211
※ 文章網址: https://www.ptt.cc/bbs/PublicServan/M.1557239657.A.BD3.html

pk0943: 很多機關這業務都臨時人員,工友在做阿;你正式人員做這業務05/07 22:39

pk0943: 算賺到了05/07 22:40

gayi6: 大家都覺得檔管不用對外很好,殊不知對內的承辦也是超機掰05/07 22:40

gayi6: …05/07 22:40

pk0943: 檔管做這麼痛苦,不如和主管請求調去做採購標案,如何?05/07 22:42

pk0943: 做這業務,也比每天應付刁民,動不動有陳情,訴願來的好吧05/07 22:45

MrSteve: 到現在只辦過一次檔案銷毀就知道長官不重視這業務05/07 22:46

MrSteve: 跟同事打好關係臉皮厚一點就無敵了05/07 22:47

teefat: 同為兼任檔管,你的心情能體會,檔案業務向來不是長官眼05/07 22:52

teefat: 中的績效指標05/07 22:52

teefat: 今天如果檔管請假了,除了調檔不方便外,完全感受不到存在05/07 22:53

teefat: 感,這就是卑微之處05/07 22:53

s1001234: 我也是兼任檔管~也發現檔管局其實很用心在這一塊,但是05/07 23:47

s1001234: 很多機關卻不是很重視。俗話說得好,沒事就沒事,有事 05/07 23:47

s1001234: 你要扛。但問題在於檔案其實從源頭部分就很重要,只是 05/07 23:47

s1001234: 源頭那邊有時也很忙碌,哪還會管你分類號對不對@[email protected] 05/07 23:47

s1001234: 我現在也是1萬多件再跑,而且我還兼了其他行政業務XD,05/07 23:50

s1001234: 加上敝公司公文系統要歸檔點收1件至少就要1分鐘,還偶05/07 23:50

s1001234: 爾當機給你看,有時忙了幾個小時發現才歸了2.300件就覺05/07 23:50

s1001234: 得很無奈,然後發現隔天承辦人又歸了幾百件進來,就更05/07 23:50

s1001234: 無奈@[email protected]05/07 23:50

giobling: 檔管很重要啊,所以才你來當,至於其他人,我相信任何人05/08 00:44

giobling: 都一樣,自己的業務最重要,其他人的業務就是過得去就好05/08 00:44

giobling: 。 05/08 00:44

fong6033: 推,檔管難做又沒人重視 05/08 00:46

alees: 檔管不被重視,深有同感 05/08 01:56

opm: 有相當的重要性,但是不出事少人理,大概跟下水道清理有拼吧?05/08 04:46

opm: 我不是說工作內容像,而是這是支持性的業務,真做的好是看不見 05/08 04:47

opm: 的,出事時一蹋糊塗 05/08 04:47

opm: 我窩的單位檔案應該3x年的都還有,調案翻的時候會掉渣,翻完不05/08 04:50

opm: 洗手會癢癢的,似乎也放棄對早期資料數位化啥了?大概等風化? 05/08 04:51

hiromichan: 只有要做金檔獎,主管才會重視 05/08 09:14

talesb72232: 問題是之前累積一堆沒銷毀 結果你剛好遇到05/08 10:15

talesb72232: 那也表示檔管的確不錯 混很久 你卻要幫忙擦前人屁股05/08 10:17

talesb72232: 若按照正常程序銷毀 就不會有這篇質疑文吧?05/08 10:18

justeat: 辦完還想走?辦完就換你爽30年了 05/08 10:37

Maisie: 辛苦了! 05/08 10:49

lolicone: 檔管+1 覺得面對承辦人要放寬心,有些承辦人真的是.... 05/08 11:05

lolicone: ..自己文有問題一副我在找麻煩.....05/08 11:05

kissung: 屎缺......,05/08 11:29

dodobaho: 很專業 只是一堆人不尊重專業05/08 12:15

yeomanc: 平時很爽,但是工作運不好要參加金黨獎之類的就是惡夢的05/08 12:58

yeomanc: 開始05/08 12:58

uco330: 我的文送發文或存查前會自己掃描 所以從來不會調卷... 05/08 14:37

opm: 要公文沒事常常來個幾百頁的,數頁數都煩了,特殊案件才會自 05/08 17:37

opm: 己掃描 05/08 17:37

imprison: 辛苦了~05/08 18:27

kevin600339: 這個就是機關內部管理的問題。一堆首長根本沒有類似 05/08 19:39

kevin600339: 企業經營的sense 05/08 19:39

aikuki: 因為沒人重視、檔管才好混、並不是工作很輕鬆、覺得輕鬆05/08 20:06

aikuki: 根本是沒在認真工作吧… 05/08 20:06

c902112: 你保重還是上事求人快跑吧05/08 20:20

c902112: 現在做檔管會累,有90%的原因要歸責於前手05/08 20:22

c902112: 不過機關首長重視程度僅於檔管局要來考評05/08 20:23

c902112: 總之沒人重視 05/08 20:23

sun88990: 拍拍~我檔管做了2年 最後烙跑了 05/08 20:24

sbreezer: 檔案室真的三不管地帶 難怪有人在那打炮也沒被發現 05/08 21:30

Imuran: 沒人管,所以事事堆下去,經年累月變臭變硬變成屎 05/08 22:26

antielephant: 剛報到就接檔管 也做10年了,想換工作內容卻沒人願 05/08 23:11

antielephant: 意接 05/08 23:11

ibanes: 有人覺得檔管爽,我不曉得是爽在哪;歸檔源頭沒做好,後面 05/09 07:42

ibanes: 一堆工,現在有些機關是有重視檔管,會參加金檔獎,承辦人 05/09 07:43

ibanes: 做的跟●一樣,這工作完全吃力不討好 05/09 07:44

hsyin: 同意檔管真的是不做沒事會很閒,但認真做起來,真的很雜。 05/09 08:25

hsyin: 沒有想像的輕鬆 05/09 08:25

talesb72232: 任何業務 認真做的話 都不輕鬆啊 05/09 08:51

kinki0229: 為符合檔管局規定,如果又碰上一堆以前未銷毀的公文, 05/09 10:57

kinki0229: 新舊檔管公文系統不相容,真的是悲劇 05/09 10:57

orangela: 我們單位就是前面檔管系統沒做好,資料根本沒進新系統, 05/09 17:17

orangela: 什麼鬼都沒有也沒辦法清理銷毁 05/09 17:17

orangela: 接手到這大黑洞,也只能重做公文檔管系統,想辦法把舊 05/09 17:18

orangela: 資料轉進去,但也只有某幾年的 05/09 17:18

orangela: 100年以前的檔案目錄全都沒有,問前一個主管就裝死說不 05/09 17:20

orangela: 知道,現在都只能全部重新建檔,能清多少清多少 05/09 17:20

shn: 推 05/09 22:41

cvv00010: 比採購爽太多了 05/10 10:11

sinbleclock: 檔案管理是基礎,可是不被重視。承辦人如果要認真考 05/10 13:58

sinbleclock: 究案子的歷史脈絡,都只能碰運氣。 05/10 13:58

Anaoo: 本機關得過金檔獎,做了才知道原來這一塊也是很困難!檔案 05/10 17:35

Anaoo: 管理的好,調檔找資料才方便啊 05/10 17:35

Imuran: 把調檔弄得困難,大家就會自己掃自己印,這樣才會涼啊 05/11 11:23

Mog0310: 我剛接檔案業務,發現以前的檔案銷毀進度出現斷層,很像 05/13 12:33

Mog0310: 在考古,非常頭痛。 05/13 12:33

xoxilxil: 檔管做得好,是後人的福音!尤其是找舊函釋QQ 05/16 09:46

YUMINA: 最怕把歸檔公文弄不見了 06/19 22:08

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