Re: [請益] 請問過保固期採購文件銷毀

依據檔案法 (第4.5.10條) 機關共通性檔案保存年限基準 類別 編號 函頒日期 行政 06 94年4月1日檔徵字第0940011272號函訂頒 0607採購業務 巨額 20年 (具消耗性) 30年 未達巨額或為商業性轉售或用於製造產品、提供服務以供轉售目的所為之採購 10年 終止或解除契約，且未重行辦理招標 20年 ... 餘自行 查詢 XD : 請教一下各位長官，最近我在清查單位裡面的檔案室，裡面很多契約書、核定文 : 都超過保固期一陣子，最早的有民國75年的服務建議書等，基本上都無效了， : 時空背景差太多，以前在NT府，機關基本上3-5年搬家一次，那時很多過保2年以上的 : 契約書、審查資料，平安落幕的太佔空間，一堆自己印的文件也沒太大意義， : 看著前輩扔了，自己的也會就直接丟到垃圾車（因為會計室、20樓檔案室都有一份）， : 所以每次搬家後單位裡面的櫃子又清出來，檔案室也每1年都會調查哪些檔案要銷毀 : ，周而復始。自己也習慣這種步調～～ : 而現在服務的機關檔管也有在做，但是每年都發包5000-8000萬的工程，一年大小10來件 : 加上設計、規劃等報告書、工程圖檔、變更設計、施工查核、金質獎等.... : 幾年下來，單位裡面的檔案室已經快裝不下了，樓上檔管那邊更慘，都堆到地上直接用 : 尼龍繩綁住，我是很擔心這樣下去，呆載重會太大，短期是不至於影響結構安全，但是 : 一旦地震什麼的，滿載的櫃子會承受不住的，可能會引發事故（假如有人進入檔案室） : 所以想請問一下各位長官，你們都是怎麼處理這些舊檔的？是用什麼機制來處理？ : 我個人是想建議機關首長，學NT府，把過保也退保2-3年的案件，留下竣工圖電子檔 : 其他在單位的圖說就扔了，至於機關檔案室也看案件輕重，假如是植栽、維修就丟了 : 不知還有什麼要注意的？畢竟6個承辦，只有10個大櫃子...空間永遠不夠用 紫煌大...您...應該感覺到土木轉行政(尤其是主管職)的"坎"在哪裡了... XD 工程邏輯重"實際"...用不到得理論數據...沒必要花心思 行政羅及重"程序"...用不用的到不重要...但有說要做得就一定要做...XD 檔管剛好是其中一種 土木人最易在行政程序理打轉的情況... 實務上 沒用的應該趕快清掉... 如果沒被檔管K過得經驗... 還真的不知道 法有明訂保存期限呢~~! XDD -- 不過老實說 個人還留著經辦的第一件工程資料... -- 懷念 採購文件保存作業準則...尚未廢止的年代吧... 第 5 條 採購文件之保存期限如下，機關 (構) 並得視需要延長之： 一、未達巨額或為轉售或供製造成品以供轉售之採購，自驗收之日起三年 。 二、前款以外之採購，自驗收之日起五年。 三、終止或解除契約者，自終止或解除契約之日起五年。但終止或解除契 約後重行辦理招標者，不在此限。 四、流標或廢標者，自流標或廢標之日起三年。 五、取消採購者，自取消採購之日起三年。 六、依本法第九十九條甄選投資廠商者，自簽約之日起五年。 七、與標的之設計、結構或安全有關之採購文件，自標的報廢之日起一年 。 八、未得標廠商之文件，自決標予得標廠商之日起三年。 第一款及第二款之期限，有部分驗收者，自全部驗收之日起算；無驗收程 序者，自最後付款之日起算。 編入同一卷宗之採購文件保存期限不同者，其先屆滿者之文件，仍應隨同 後屆滿者一併保存之。 -- 我從來沒討厭過記者，只是不喜歡一部份自稱記者的寄生蟲。我討厭的是那些對可能受到 政治力的事避而不提，而專寫會傷害一般市民的隱私及名譽的記者；更過分一點成為當權 者的利益代辯人的傢伙而已。　　　　　　　　　～ 宇宙曆 797.1.26 楊威利 --
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