[心得] 《愈忙愈要會表達》清楚表達的七個步驟

《愈忙愈要會表達》讀後心得：清楚表達的七個步驟 圖文好讀 https://readingoutpost.com/the-art-of-explanation/ 讓自己受重用、點子被採用的解說藝術 如果你常常在會議上提出想法卻沒人在乎，報告做得再好也得不到重視，對方總是聽不懂 你在說什麼…… 那也許不是內容有問題，而是你還沒掌握「為誰而說」和「怎麼說」的表達技巧。 最近我到一本好書《愈忙愈要會表達》，它讓我學會一套能夠有效說服、能夠被充分理解 的表達方式，對我非常有幫助。 誰會需要讀這本書？ 當我看到這本書的作者是英國 BBC 的主播羅斯．阿特金斯（Ros Atkins），我立刻就產 生了興趣。他的名字我早就聽過，尤其是在 YouTube 上的系列影片，他短短幾分鐘就能 把複雜的國際議題講得清楚又有說服力，讓人一聽就懂、一聽就記得。 這種濃縮又有力的解說方式，正好是我一直在追求的表達能力。所以當我發現他出了這本 書，專門談他多年來的解說技巧和架構思維的時候，我毫不猶豫就找來閱讀。 這本書的內容，我認為非常適合三種人： 第一種，是像我一樣在創作說書、講解影片、製作簡報內容的創作者或講者，書中對「怎 麼說得清楚又有吸引力」的拆解非常實用。 第二種，是在職場中需要溝通、簡報、寫信、說服同事或主管的人，尤其在資訊爆炸的環 境裡，怎麼說得讓人願意聽、能快速抓到重點，就是你的競爭力。 第三種，是在日常生活中想要提升表達成效的人，例如你在家庭、社交、團體中說話更有 邏輯、更有份量、更容易被理解，就會減少不必要的誤解與摩擦。 我自己就從書中找到了很多具體、可以馬上應用的技巧。接下來，我想分享書中最重要的 觀念「清楚表達的七個步驟」。這七個步驟，就像一張地圖，幫助你把一個想法有邏輯地 包裝、打磨，最後說出來，讓對方聽得進去、記得住。 清楚表達的七個步驟 特別是當我們身處在資訊爆炸、注意力分秒必爭的年代，能不能把話說清楚，已經不只是 「加分項目」，而是能不能「被別人聽見」的基本門票。接下來我就帶你掌握這套清楚表 達的七步驟： 一、策劃：明確定義主題與受眾 「用一句話說出你想要達成的目標，並思考對方是誰。」 清楚表達的第一步，不是先想你要說什麼，而是先問自己：「這次溝通的目的到底是什麼 ？」「對方是誰？他們在意什麼？」這個步驟的關鍵是先「對焦」，我們必須先釐清表達 的目的，才能避免缺乏重點的表達。 二、蒐集：從對方角度出發收集資訊 「盡可能解答對方可能會有的所有問題。」 不要急著把自己知道的全倒出來，而是先去預測對方的疑問：他們需要什麼背景知識？他 們想解決什麼問題？這個步驟要求我們站在「聽眾」的立場，而不是自己的立場。 三、篩選：只留下最關鍵的資訊 「重點不是資訊有多麼有趣，而是有多麼相關。」 作者提醒我們：「不是你覺得重要就重要，而是對方覺得有幫助才重要。」每一句話都要 經過篩選，只留下對方「必須知道」的部分。 四、架構：安排清楚的內容順序 「一開始就讓對方知道這場表達的脈絡和主線。」 資訊雖然重要，但順序決定了它是否容易被理解。書中提供了七種故事展開的方式，讓你 依照不同的情境，建立明確邏輯線，讓人願意從頭聽到尾。 五、串連：建立內容的連貫與節奏 「每一段話都要有『鉤子』，讓人跟得上你說的內容。」 好的表達像一場有節奏的舞蹈，每一段話都有前後連結。你可以用類比、舉例、重複、提 問等技巧，幫助對方保持注意力。這也是讓人聽了不會想跳出影片或轉頭做別的事的關鍵 。 六、精簡：移除所有不必要的干擾 「冗詞是理解的絆腳石，讓人分心的元凶。」 資訊再好，講太多也會讓人走神。所以作者的原則是：寧可講少一點，但讓人聽懂。用最 精簡的語言，保留原始的意思，就能提升訊息吸收率。 七、傳達：用自然、可信、具信念的方式說出來 「不是靠技巧討好對方，而是讓內容自己發光。」 聲音的語調、語速、停頓、甚至眼神，都會影響對方對你說話的接收效果。這一步是將所 有準備好的內容，以一種讓人舒服的方式送達對方心裡。 這七步驟看似簡單，但它們不是照表操課的流程，而是每次表達之前，你都可以用來思考 和套用的工具。你不一定要每一次全部都用，而是知道背後的底層邏輯，不要遺漏了這些 重要的元素。 現在，我自己在寫讀書心得和改寫成逐字稿的時候，會用這套架構來檢查自己：我講得會 不太多、還是太少？我講的內容對聽眾有沒有價值？我表達的順序是順暢的嗎？一次次練 習之後，我發現自己的訊息更容易被理解、被分享。 正如書中所說的：「與其強索對方的注意力，不如讓訊息本身有吸引力。」講得更白話一 點就是，與其刻意吸引目光，不如讓訊息自然發光。 我從書中學到的三件事 一、去除冗餘，是讓訊息變得有力量的第一步 很多人以為講得越多就越清楚，但其實，講太多只會模糊重點、稀釋影響力。 作者在書中舉了兩個讓我印象很深刻的例子：一個是賈伯斯把 iPod 丟進魚缸，看著浮出 來的氣泡說「裡面還有空間」，體積可以再縮小。另一個是《紐約時報》記者所說的：「 最棒的編輯是把你的文章刪掉了一千字，而你居然毫無察覺。」 這些例子提醒我，表達其實像是在清掃訊息的雜質——只有把「氣泡」清掉，觀眾才能看 見真正的內容。 我現在寫文章、錄 podcast 之前都會自問：「這段話有必要嗎？這個背景知識對聽眾真 的有幫助嗎？」每次精簡之後，表達效果都更好。 這也讓我重新思考：「好的內容，不只是收集得多，而是留下最精華的那一部分。」對讀 者來說，如果你能培養這樣的「掃雷意識」，不只是寫作、講話更有力，連 email 都會 被更快讀完、得到更多回應。 二、量身設計，是贏得對方注意力最有效的方法 在資訊爆炸的時代，你不是被拒絕，而是被忽略。 作者說：「要贏得注意力最有效的方法之一，就是讓受眾知道你的內容是專門為他準備的 。」這句話我百聽不厭，也深有同感。 像他在寫 email 時，會在主旨前加上對方名字，例如「嗨，黛安娜」，結果開信率明顯 提升。這聽起來很小，但就是這種細節，讓人感受到：「你是為我說的。」 現在我在撰寫《閱讀前哨站》的社群內容的時候，也盡可能把這個原則用上。就像這次說 書的開頭「如果你提出想法卻沒人在乎……」，或者加入對方的情境詞「如果你最近剛剛 升遷……」和「給最近思緒混亂的你……」 這種表達方式就是「你就是主角」的設計，讓讀者更願意停下來看、停下來聽。對我們來 說，只要在每一次表達前多想一句：「對方需要什麼？這句話能為他解決什麼？」如此一 來，我們傳遞的每個想法，就不再是廣播，而是一對一的溝通。 三、正視複雜性，是提升理解與信任的關鍵 在這本書裡，作者強調一個核心觀念：「放棄複雜性來追求淺顯，是一個很常見的誘惑。 」但真正優秀的解說，不是逃避複雜，而是懂得接受它、處理它、優雅地呈現它。他不只 是在談觀念，而是具體示範了如何將複雜的資訊，拆解成容易理解的訊息。 他在書中提到，BBC 編輯們開始意識到觀眾「早就知道新聞發生了」，他們打開電視，是 想了解：「為什麼會發生？未來會怎麼演變？還有哪些不同的角度？」這種需求，正是對 複雜內容的渴望。如果只是一味簡化，反而會錯失觀眾真正想要的。 作者在製作節目時會問自己三個問題：(1) 有哪些細節不能省略？(2) 有哪些背景需要補 充？(3) 有哪些脈絡能讓觀眾理解得更深？例如在說明能源危機時，他不會只說「天然氣 價格上漲」，而是從歐洲對俄羅斯能源的依賴、全球供應鏈的影響，再回到英國家庭的電 費帳單，層層引導，讓觀眾知道：「這件事不是遙遠的新聞，而是會出現在你月底的帳單 裡。」 這讓我反思，在說書或課程中，如果我們只是「講結論」、給答案，看似快狠準，但其實 容易讓人產生距離感。反而是願意花時間搭起理解的橋樑，用簡單語言說出複雜邏輯，才 會讓人願意相信、甚至記得你說的話。 正如同作者所說：「理解是優質表達的先決條件；而最出色的解說，是對複雜性的優雅呈 現。」這讓我學到，真正的清楚不是「簡單」，而是讓複雜變得「清晰」——這是一種責 任，也是一種能力。這段話也成為我在創作每一次內容時不斷提醒自己的一句原則。 後記：清楚表達能帶來更多可能性 《愈忙愈要會表達》不只是講觀念而已，它非常實用，書中有大量具體的範例句型、話語 調整的技巧，甚至連字詞的選擇都給出參考，中文翻譯也很到位，讀起來自然順暢，直接 應用在中文的情境也非常適合。 書中有一個很有趣的譬喻：「清楚表達就像擦亮窗戶。即使你從來沒有特別留意，生活仍 然會繼續。但是，當我們開始關注，就會發現更多可能性。」很多時候我們以為「講得過 去就好」，但其實，只要多擦一擦、多修一修，表達就能變得清晰、純粹、有力量。 這是一本難得能「學了就用、用了就有效」的好書，推薦給每一位想把話說得更清楚、讓 想法被真正理解的人。因為清楚表達，不只是說得好聽，而是讓你的觀點被理解、被採納 、甚至被記住的關鍵技能。越忙碌的人，越不能忽略這件事。 -- 書評部落格「閱讀前哨站」 https://readingoutpost.com/｜一個愛書人的閱讀筆記 Podcast「下一本讀什麼?」 https://readingoutpost.com/podcast/｜我的說書頻道 --
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